Papierkram im Test – Erfahrungen aus der Praxis

Dieser Testbericht kommt von Kerstin, die Papierkram seit mittlerweile anderthalb Jahren nutzt

Wer wie ich freiberuflich tätig ist, sollte sein Zeitmanagement im Griff haben – das maximiert letztendlich den Stundenlohn. Administrative Aufgaben wie Rechnungen schreiben sind Zeitfresser, gehören aber dazu. Idealerweise bedient man sich daher Tools, die einem diese Aufgaben abnehmen oder zumindest erleichtern. Ich war auf der Suche nach einer Online-Software, die mir in erster Linie die Rechnungserstellung abnimmt. Das hatte ich zuvor zehn Jahre lang umständlich mit Microsoft Word gemacht.

Funktionen und Preise im Überblick

Die Papierkram Software ist ein solches Helferlein. Dabei handelt es sich primär um ein Buchhaltungs-Tool. Hinzu kommen weitere Features wie Angebotserstellung, Zeiterfassung und Projektmanagement. Es eignet sich für Selbständige bzw. Freiberufler sowie kleine Unternehmen. Selbst Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung sind damit problemlos möglich. Klingt gut? Fand ich auch und deswegen habe ich mich auf papierkram.de im Jahr 2016. Folgende Versionen stehen zur Verfügung (alle Preise zzgl. 19% MwSt.):

Wie man sieht, ist mit der kostenlosen Basisversion schon allerhand machbar. Man kann beispielsweise Angebote und Rechnungen erstellen, allerdings enthalten diese das Papierkram-Logo. Wer das nicht möchte, muss 5 Euro netto im Monat für die Pro-Version berappen – ein fairer Preis, wenn man sich die Liste der darin enthaltenen Features anschaut. Wer oft Rechnungen schreibt, bei denen das Honorar nach Zeit abgerechnet wird, oder Kunden hat, die gerne mit ihrer Zahlung in Verzug geraten, ist mit dieser Version gut beraten. Übrigens lassen sich nochmal 20% sparen bei jährlicher Zahlweise.

Die Grundeinstellungen

Wie anfangs erwähnt ging es mir ursprünglich hauptsächlich um eine einfache Rechnungserstellung. Praktischerweise kann man das schon mit der kostenlosen Version tun, wenn einen das Logo des Software-Anbieters nicht stört. Ich nutzte diese Möglichkeit, um die Basisfunktionen auszutesten. Es kamen einige Fragen auf, die der Support schnell und kompetent beantwortet hat.

Rechnungen lassen sich problemlos und ohne Vorarbeit erstellen, doch wer die Features von papierkram.de nutzt, der kann hier viel Zeit sparen. So gibt es in den Stammdaten ein Adressbuch für die Kunden. Bei der Erstellung der Rechnung kann auf dieses Adressbuch zugegriffen werden.

Die Kunden werden durchlaufend nummeriert, beginnend mit K-00001 für den Fall, dass man 1 als Startwert, den Präfix K und die Ziffernlänge 5 in den Einstellungen festgelegt hat. Was nachteilig ist: Wenn man zuvor Rechnungen anderweitig erstellt und andere Kundennummern verwendet hat, können diese den Kunden in Papierkram nicht zugewiesen werden.

Die Erstellung von Angebots-, Lieferschein-, Rechnungs-, Beleg- und Lieferantennummern erfolgt auf dieselbe Art und Weise. Es empfiehlt sich, diese Einstellungen zu Beginn sorgfältig durchzugehen, denn sie lassen sich nicht mehr ändern, sobald beispielsweise die erste Rechnung erstellt wurde.

Es lassen sich viele weitere Einstellungen vornehmen. Dazu gehören natürlich die Basisinformationen zum eigenen Unternehmen inklusive Steuernummern und – wenn zutreffend – einer Aktivierung der Kleinunternehmerregelung (kann zum Jahreswechsel geändert werden). Es können Waren und Dienstleistungen angelegt und später an anderen Stellen des Papierkram-Tools verwendet werden, beispielsweise bei der Rechnungserstellung.

Ein wichtiger Bereich bei den Einstellungen sind die Dokumentenvorlagen. Es gibt sie für:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• verschiedene Mahnstufen
• SEPA-Mandate

Papierkram.de stellt Standardvorlagen zur Verfügung, die geändert oder aber kopiert und dann abgewandelt werden können.

Das Projektmanagement

Sind die Einstellungen vorgenommen, können Projekte erstellt und mit einem Kunden verbunden werden. Hier lässt sich optional ein Budget (in Geld oder Zeit) festlegen. Für ein solches Projekt besteht dann die Möglichkeit, einzelne Aufgaben anzulegen und dafür die Zeit zu erfassen und bei der Rechnungserstellung auf diese Daten zuzugreifen. Ich nutze das Zeiterfassungstool allerdings nicht, weil ich in 99% der Fälle nach Wortpreis abrechne. Ruft man ein Projekt auf, sieht man dessen zugeordnete Aufgaben, Angebote, Rechnungen, Belege und offene bzw. abrechenbare Posten.

Der Posteingang

Auch wenn ich ihn nicht nutze: Der Posteingang ist ein nützliches Feature von Papierkram. Hier können zum einen Dateien hochgeladen werden, beispielsweise Belege. Zum anderen hat jeder Nutzer des Tools eine E-Mail-Adresse im Format xxxxxxx@posteingang.papierkram.de. An diese Adresse können Belege wie externe Rechnungen geschickt werden, die dann im Posteingang landen und für die Weiterverarbeitung auf papierkram.de zur Verfügung stehen. Empfangen werden können Anhänge mit den Dateiformaten PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP und PDF.

Die Rechnungserstellung

Wie bereits erwähnt ist die Rechnungserstellung für mich das wichtigste Feature des Tools. Auch wenn ich in der Regel nicht mit Aufgaben arbeite, ist es dennoch denkbar einfach, eine Rechnung zu erstellen. Zunächst wird per Pulldown-Menü ein existierender Kunde aus dem Adressbuch ausgewählt oder ein neuer angelegt. Zudem kann – falls zutreffend – ein Projekt festgelegt und die Vorlage eingestellt werden. Die Zahlungsfrist lässt sich flexibel handhaben und wird als Platzhalter im unteren Bereich der Rechnung bei der „Erläuterung der Zahlungskonditionen“ genutzt. Dieser Text kann jedoch manuell geändert werden. Sind Zeiteinträge oder Belege zuordenbar, können diese ebenfalls automatisiert angehängt werden.

Weitere Daten für die Rechnung sind der Leistungszeitraum, ein Betreff (wird dieser nicht ausgefüllt, erscheint das Wort „Betreff“ dennoch in der Rechnung) sowie die einzelnen Rechnungspositionen. Hier zeigt sich ein Nachteil der Papierkram-Software für Texter, die wie ich meist nach Wortpreis abrechnen. Zwar kann als Einheit „Wörter“ eingetragen werden, doch der Anzahl werden automatisch zwei Dezimalstellen angehängt, sodass man beispielsweise 2.628,00 Wörter abrechnet. Das ist zwar nur ein optischer Makel, doch an einigen Stellen ist das Tool unflexibel.

Der Rechnungsentwurf kann gespeichert und jederzeit ergänzt bzw. geändert werden, solange der „Abschließen“-Button nicht angeklickt wird. In diesem Fall wird die Rechnung erstellt und wahlweise als E-Mail versendet oder als PDF zur Verfügung gestellt. Ist die Rechnung abgeschlossen, kann sie bei Unstimmigkeiten zwar nachträglich bearbeitet werden. Das bedeutet allerdings, dass sie storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt wird. Zudem sind weitere Optionen verfügbar:

Die Buchhaltung

Auch wenn ich diese Features nicht ausgiebig nutze, möchte ich an dieser Stelle dennoch auf die Buchhaltungsfunktionen von Papierkram hinweisen. So können Belege erfasst und Projekten zugeordnet werden. Wer die Zahlungseingänge erfasst (beispielsweise per HBCI Kontoabgleich ab Version Pro+), erhält zudem einen Überblick über offene Posten und behält über den Menüpunkt Cashflow Einnahmen und Ausgaben im Auge.

Während die Einnahmenüberschussrechnung erst ab der Pro+-Version zur Verfügung steht, kann eine einfache Umsatzsteuervoranmeldung auch schon in der günstigeren Pro-Version getätigt werden. Noch einfacher wird diese mit dem Elster XML-Export, wofür allerdings wiederum die Pro+-Version notwendig ist.

Vor- und Nachteile von Papierkram

Wie jedes (Buchhaltungs-)Tool hat auch Papierkram seine Vor- und Nachteile:

Fazit

Ich nutze Papierkram Pro nun schon seit über einem Jahr und es lohnt sich definitiv, weil sich viel Zeit sparen lässt. Aktuell denke ich über ein Upgrade auf die Pro+-Version nach, um meine Steuererklärungen und Voranmeldungen einfacher und schneller erledigen zu können. Bislang nutze ich dafür das WISO Steuer Sparbuch. Papierkram scheint mir aber die bessere Lösung, solange man als Nutzer keinen Wert legt auf eine App, Schnittstellen zu anderen Tools oder einen Steuerberaterzugang. Andernfalls lohnt sich ein Blick auf andere Anbieter wie Debitoor.