Debitoor im Test – Erfahrungen aus der Praxis

Der Debitor Testbericht kommt von Maria, die Debitoor seit 3,5 Jahren aktiv nutzt. Viel Spaß beim Lesen und ich hoffe, er hilft euch bei der Entscheidungsfindung.

Die Buchhaltungssoftware Debitoor spielt meiner Einschätzung nach seine Stärke vor allem bei Selbstständigen und Unternehmen aus, die pro Jahr nur ein paar wenige Buchungen aufweisen. Wer mehr Buchungsposten oder einen umfangreicheren Funktionsumfang benötigt, wird nicht um eine teurere Version herumkommen. Auch hier ist das Preis-Leistungs-Verhältnis zwar angemessen, jedoch nur, wenn die Funktionen des Rechnungsprogramms auch tatsächlich genutzt werden. Wer also seine Onlinebuchhaltung auf das nächste Level bringen möchte, sollte jetzt unbedingt weiter lesen!

Das findest du in unserem Debitoor Test

Debitoor-Preise: monatlich zwischen 4 und 30 Euro

Das Preis-System von Debitoor ist fair und einfach – zur Auswahl stehen derzeit (Stand: Januar 2017) vier verschiedene Abo-Varianten, bei denen der Betrag monatlich abgebucht wird. Wer sich für ein Jahresabo der Buchhaltungssoftware entscheidet, darf sich über ein paar Prozente freuen und muss weniger Gebühren zahlen. Gerade für den Anfang ist es aber sinnvoll, erst mal eine Test-Version zu beantragen, sich anschließend das System in gewählter Größe für einen oder zwei Monate anzuschauen und erst dann ein verbindliches, aber günstigeres, Jahres-Abo abzuschließen.

Die einzelnen Versionen der Buchhaltungssoftware unterscheiden sich vor allem in der Menge der Rechnungen und Ausgaben, die jährlich angelegt werden können – sowie auch durch einzelne Funktionen, die je nach Größe der Selbstständigkeit oder des Unternehmens wichtig sein können.

Durch diese Abo-Aufteilung sollte sich für jeden Anwender das beste Paket finden lassen. Ich nutze derzeit das Paket M, habe allerdings erst kürzlich von der Version L auf M heruntergestuft, da einige Funktionen nicht mehr benötigt werden. Genau das ist meiner Meinung nach auch eine große Stärke von Debitoor – ein flexibler Wechsel, der jederzeit möglich ist.

Wer beispielsweise große Mengen an Buchungen benötigt, benötigt das L-Abo mit unbegrenzten Rechnungen und Ausgaben. Wer dagegen mit 400 Stück zurechtkommt und nicht zwangsweise alle Berichte und eine Bankintegration benötigt, kommt auch mit dem S-Paket gut zurecht.

Kleiner Tipp: Um herauszufinden, welche Version und ob Debitoor überhaupt das Richtige Programm ist, lässt sich das Online-Tool jederzeit unverbindlich für sieben Tage testen!

Debitoor-Funktionen in der Übersicht

Insgesamt gibt es mehr als zehn verschiedene Funktionen, die in den einzelnen Debitoor-Paketen geboten werden. Hier zeigt sich, dass Debitoor als Rechnungsprogramm nicht um jeden Preis viel Geld verdienen möchte, da die wichtigsten Funktionen auch in der kleinsten Variante zu haben sind – zumindest mit begrenzter Anzahl, die aber für den Anfang eines Selbstständigen ausreichend ist.

• Rechnungen: Da es sich bei Debitoor um ein klassisches Buchhaltungsprogramm handelt, ist es in jeder Version möglich, mindestens 100 Rechnungen zu erstellen. In der kleinsten XS-Variante lässt sich die Rechnung nicht per Design modifizieren, doch bietet auch Debitoor standardmäßig ein sehr aufgeräumtes und klares Design. Für Firmen halte ich eine Paket-Version mit Rechnungsdesigner aber für unabdingbar, um einen professionelleren Auftritt zu pflegen. Da Kunden mitsamt Kundendaten zuvor angelegt werden, muss für die Erstellung der Rechnung lediglich ein Kunde ausgewählt werden. Anschließend ist es möglich, das Rechnungsdatum, die Zahlungsbedingungen, das Fälligkeitsdatum, weitere Hinweise, die Produkt- bzw. Rechnungsinformationen (inkl. Menge, Einheit, Preis und eventuelle Rabatte oder Sprach-Einstellungen) anzupassen. Auch im unteren Bereich findet sich ein weiteres Feld für zusätzliche Bedingungen, in denen beispielsweise Zahlungsanweisungen, weitere Anmerkungen oder auch Geschäftsbedingungen untergebracht werden können.
• Ausgaben: Auch das Hinzufügen und Überwachen von Ausgaben gehört zu Debitoor standardmäßig dazu und zählt im kleinsten XS-Paket zu den 100 Stück, die sich zwischen Rechnungen und Ausgaben aufteilen. Im Menü-Punkt „Ausgaben“ haben Nutzer die Möglichkeit, eine übersichtliche Darstellung aller monatlichen und jährlichen Ausgaben zu erhalten, durch das bewusste Ablegen in Kategorien auch unterteilt nach speziellen steuerlichen Aspekten (z.B. Roh/Hilfs- und Betriebsstoffe, Büro, Bank- und Finanzkosten etc.).
• Lieferscheine: Im Angebots-Bereich von Debitoor findet sich auch die Möglichkeit, neue Lieferscheine anzulegen. Dieses Angebot ist im XS-Plan nicht verfügbar, sondern erst ab der S-Version in unbegrenzter Form freigeschaltet. Aufgebaut ist ein Lieferschein ähnlich einer Rechnung, wenngleich der Fokus auf der Information liegt – auch hier können durch Hinweise und Bedingungen weitere Notizen für die Kunden hinterlassen werden.
• Angebote: Erst ab Version S lassen sich Angebote für angelegte Kunden erstellen, sodass selbst die Angebots-Aufmachung sehr professionell gehalten ist. Auch hier finden sich relevante Daten, die durch eine Annahme des Angebots in eine Rechnung konvertiert werden können. Zusätzlich haben Anwender von Debitoor auch hier die Möglichkeit, weitere Details zum Angebot oder zum Produkt zu hinterlassen.
• Rechnungsdesigner: Um die Rechnungen individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, bietet Debitoor ab Version S einen Rechnungsdesigner. Hiermit ist es möglich, Farben, Bilder und Ausrichtungen der Rechnungen zu modifizieren. Ich kann mir meine Rechnungen und Angebote ohne eigenem Design (mit eigenen Farben, Logo und Header) gar nicht mehr vorstellen – diese individuelle Ansicht macht aus einer einfachen Rechnung einen kleinen Hingucker und ist daher für mich ein guter Grund, ein größeres Paket zu wählen.
• GuV und EÜR: Um Erträge, Ausgaben sowie generelle Kosten zusammenzufassen, lassen sich diese für bestimmte Zeiträume erfassen. Diese Funktion ist standardmäßig ab Version S freigeschaltet.
• Alle Berichte: Ab der M-Version von Debitoor geht es zusätzlich um steuerlich relevante Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit, die eigenen Umsatzsteuervoranmeldungen über das Online-Tool zu senden. So behalten Anwender den Überblick über ihr Geschäft. Hier muss allerdings gesagt werden, dass das nicht immer reibungslos funktioniert. Einige Werte werden bei Debitoor scheinbar anders berechnet als direkt bei Elster, sodass es zumindest in meinem Fall darauf hinauslief, die Werte über Debitoor abzugleichen und händisch über Elster einzutragen. Das Paket, welches die Umsatzsteuerfunktionen enthielt, wurde jedoch nicht deswegen gewählt, sondern aufgrund der weiteren Vorteile – so ist das zwar ein kleiner negativer Punkt gewesen, der im Alltag aber nicht sonderlich ins Gewicht fiel.
• Weitere Benutzer: Wenn ihr nicht nur alleine, sondern im Team arbeitet und Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben gemeinsam bearbeiten wollt, benötigt ihr die L-Version, die zwei zusätzliche Benutzer enthält. Dies ist bei Selbstständigen oder Freelancern oder auch kleinen, Inhaber-geführten Unternehmen aber in der Regel nicht nötig.
• Bankintegration: Um auch das Geschäftskonto nicht außer Acht zu lassen, ist die Integration eines Banken-Zugangs eine sehr nützliche Funktion seitens des Rechnungsprogramms Debitoor. Anwender können ihren Bankzugang verknüpfen und anschließend regelmäßig aktualisieren. Eingehende Zahlungen oder Ausgaben werden mit erstellten Rechnungen oder Ausgaben verbucht, sodass sich auch hier Hand in Hand eine übersichtliche Kosten- und Einnahmen-Darstellung ergibt. Auch ein automatischer Abgleich von Zahlungen ist – sobald das Tool die regelmäßigen Zahlungen „erlernt“ hat, jederzeit möglich und erleichtert den Alltag weiter. Möglich ist die Bankintegration erst ab Version M.
• DATEX-Export: Bereits ab der kleinsten Version ist es möglich, die Daten von Debitoor jederzeit in ein DATEV-Format zu übertragen. Auf diese Weise habt ihr bzw. euer Steuerberater auch unabhängig von Debitoor jederzeit Zugriff auf eure Zahlen und Werte. Es gibt sogar Steuerberater, die speziell auf Debitoor spezialisiert sind und sich mit dem Online-Tool auskennen – auch meine Firma hatte solch eine Steuerberaterin, die sich eigenständig die eingebuchten Belege aus dem Tool genommen und in ihrem eigenen Tool entsprechend weiterverarbeitet hat. Das ist ein höherer Komfort, wenn die Buchhaltung sowieso über Debitoor erledigt wird. Wenn Debitoor nur für Rechnungen und Angebote, nicht aber für die komplette Buchhaltung verwendet wird, dann lohnt es sich meiner Meinung nach nicht, einen speziellen Debitoor-Steuerberater in Anspruch zu nehmen.
• Steuerberaterzugang: Damit es für euren Steuerberater noch einfacher ist, bietet Debitoor Zugänge für Steuerberater an – diese erhalten einen speziellen Einblick in die nötigen Finanzbereiche. Der generelle Zugang ist meiner Einschätzung nach sehr praktisch, auch wenn keine komplette Buchhaltung in Debitoor geführt wird – so hat der Steuerberater auch einen Überblick über noch ausstehende Rechnungen oder über den Kontostand des Firmenkontos, sofern auch die Bankenintegration aktiviert ist.
• Umsatzsteuervoranmeldung: Mit dem Rechnungsprogramm ist es möglich, dass ihr eure Umsatzsteuervoranmeldung direkt an Elster melden könnt.

Mittels aller Funktionen, die Debitoor in verschiedenen Paketen anbietet, ist es möglich, sowohl Rechnungen, Lieferscheine und Angebote zu erstellen, aber auch die gesamte Buchhaltung (auch in steuerlicher Hinsicht) im Blick zu behalten. Debitoor ist daher sowohl für Freelancer, Gründer oder kleinere Unternehmen geeignet, sondern auch für größere Firmen, die die volle Funktionsvielfalt und unbegrenzte Rechnungen und Ausgaben benötigen.

Gut zu wissen: Natürlich sind das noch lange nicht alle Funktionen, die das Online-Tool zu bieten hat. Möglich sind auch Gutschriften und Mahnungen, Gewinn- und Verlust-Berichte, automatische Abschreibungen, Anlagen und Bilanz und vieles mehr. Dazu kommen zahlreiche Informationen auf der offiziellen Internetseite des Tools, die beispielsweise mehr über den Debitoor-Workflow oder steuerliche Themen bereithalten. Gerade die Mahnungen sind sehr schön vorgegeben, da Debitoor automatisch verschiedene „Stufen“ der Mahnungen anlegt und diese mit Mahngebühren belegt, die natürlich zusätzlich anpassbar sind.

Wer noch ein passendes Geschäftskonto sucht, kann mal im Geschäftskonto Vergleich vorbeischauen.

Mobile Apps und offene Schnittstellen von Debitoor

Um sich auf dem Markt der zahlreichen Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftwares zu behaupten, legt Debitoor von Monat zu Monat neue Funktionen nach. So wird beispielsweise eine App für Mobilgeräte (Android und iPhone) bereits im kleinsten Paket geboten. Auch kleine Extras, wie

• das Wählen der Sprache
• ein kostenloser Support
• der Export der Dateien

gehören zum Standard dazu. Um Debitoor besonders speziell an die eigene Situation anzupassen, wird zudem eine offene API geboten. Damit ist es möglich, bestimmte Szenarien zu automatisieren oder das Tool mit gewissen Services zu verbinden.

• Payever: Hierbei handelt es sich um einen Partner von Debitoor, der ohne eine monatliche Gebühr und sogar ohne Anmeldekosten funktioniert. So könnt ihr euren Kunden nicht nur eine Überweisung als Zahlungsmöglichkeit bieten, sondern noch viele weitere Varianten.
• Invoice Recur: Diese App bzw. dieses Add-On für Debitoor erlaubt dagegen automatisch wiederkehrende Rechnungen, die ihr Monat für Monat oder in anderen Intervallen anlegen müsst.
• Xpenditure: Um die Ausgaben im Blick zu behalten, ist das übersichtliche Erfassen unabdingbar. Was gäbe es Besseres, als Kassenzettel und andere Rechnungen einfach per Smartphone zu scannen? Mit der App von Xpenditure ist ein kostenloser Test jederzeit möglich, indem die Quittungen fotografiert und automatisch an Debitoor (inklusive Betrag, Währung, Aussteller etc.) übermittelt werden.
• IEX: Mit dieser Erweiterung lässt sich WooCommerce mit Debitoor verbinden. So werden Angebote, Produkte und auch Kunden mit dem Debitoor-Tool synchronisiert – allein dieses Angebot bietet einen unschlagbaren Zeitvorteil.

Durch die offene API gibt es kaum Grenzen, wohin sich die Debitoor-Erweiterungen zukünftig entwickeln. Zahlreiche Entwickler arbeiten daran, den Komfort und die Funktionsvielfalt für die Anwender noch weiter zu steigern – aber auch Unternehmen können selbst für sich individuelle Lösungen kreieren und Debitoor damit ganz an die eigenen Wünsche anpassen.

Debitoor – mein persönliches Fazit

Das Online-Tool Debitoor nutze ich mittlerweile seit über drei Jahren und kann sagen, dass ich in dieser Zeit nur selten über einen Wechsel nachgedacht habe. Natürlich ist die Auswahl auf dem Markt erst einmal groß, gerade deswegen finde ich es sehr wichtig, genau das Tool zu wählen, welches die eigenen Bedürfnisse am besten abdeckt. Debitoor hat ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, jedoch sollten Anwender keinesfalls die größte oder eine große Abo-Version wählen, wenn sie die Funktionen gar nicht brauchen – dann ist das Tool preislich gesehen nicht konkurrenzwürdig. Wer aber gerade im Niedrigpreis-Bereich ein sehr stabiles und aufgeräumtes Online-Tool sucht, findet in Debitoor jedoch eine gute Wahl. Auch der Support lässt keine Wünsche offen und unternimmt alles, um Fragen und Probleme schnell zu klären und auch zukünftig immer wieder neue Funktionen und Neuerungen zu integrieren.