Mithilfe der Software von Billbee können Online-Händler ihre Buchhaltung vereinfachen. Es handelt sich allerdings nicht um eine reine Rechnungssoftware, sondern um ein Tool, das Bestellverwaltungs- und Warenwirtschaftslösungen für Online-Shops bereitstellt. Sowohl die Erstellung als auch der Versand von Rechnungen gehört allerdings auch zum umfangreichen Funktionsumfang von Billbee.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Software von Billbee ist hauptsächlich für Online-Händler und Shopbetreiber gedacht, die ihre Waren auf unterschiedlichen Marktplätzen verkaufen.
- Dank der vielen verschiedenen Schnittstellen können Nutzer von Billbee ihr E-Commerce Geschäft effizient verwalten und die damit einhergehende Buchhaltung unkompliziert erledigen.
- Mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen bietet Billbee seinen Kunden die Möglichkeit, die Software intensiv zu testen.
- Im Gegensatz zu anderen Anbietern hängen die durch Billbee entstehenden Kosten ausschließlich von der Anzahl an monatlichen Aufträgen ab.
Was ist Billbee?
Bei Billbee handelt es sich um ein Tool, das eine SaaS-Lösung für seine Kunden bereitstellt. Diese Software-as-a-Service-Lösung verfügt über viele verschiedene Schnittstellen zu unterschiedlichen Shopsystemen, Marktplätzen und Versanddienstleistern. Nutzer der Software können mithilfe dieser ihre Aufträge und den Versand abwickeln sowie Zahlungen abgleichen. Das Unternehmen wurde im Jahr 2015 gegründet.
Pakete, Kosten & Preise von Billbee
Bei Billbee gibt es keine verschiedenen Pakete, wie dies bei vielen anderen Anbietern der Fall ist. Stattdessen richten sich die monatlichen Kosten, die dieser Anbieter aufruft, nach der Anzahl an Aufträgen, die monatlich über Billbee verarbeitet werden. Wer nur wenige Aufträge hat, der muss entsprechend wenig zahlen. So belaufen sich die monatlichen Kosten für 10 Aufträge auf lediglich 5 Euro. Für 40 Aufträge pro Monat berechnet Billbee 15 Euro an monatlichen Gebühren. Bei 109 Aufträgen liegen die Kosten bei 30 Euro. Fallen 258 Aufträge pro Monat an, dann steigen die monatlichen Kosten auf 50 Euro an. Bei etwa 5.000 Aufträgen werden knapp unter 200 Euro pro Monat fällig. Wer mehr als 100.000 Aufträge pro Monat hat, der kann sich direkt beim Anbieter melden, um einen individuellen Preis auszuhandeln.
Testversion von Billbee
Wer sich mit seiner E-Mail-Adresse und einem Passwort registriert, der kann die Services von Billbee über einen Zeitraum von insgesamt 30 Tagen kostenlos und unverbindlich testen. Die Angabe einer Zahlungsart ist nicht notwendig, da die Testphase automatisch nach Ablauf der 30 Tage endet. Potenzielle Kunden können während des Testzeitraums das gesamte Angebot von Billbee mit all seinen Funktionen testen, bevor sie sich für oder gegen den Anbieter entscheiden.
Billbee Funktionen
Billbee stellt seinen Kunden eine große Anzahl an sinnvollen Funktionen zur Verfügung, welche wir im Rahmen der nächsten Abschnitte im Detail vorstellen werden.
Artikelkategorien
Nutzer können in der Software von Billbee unkompliziert unterschiedliche Artikelkategorien anlegen, um ihre Artikel effizient verwalten zu können. Dies ermöglicht es, die verschiedenen Artikel einfach zu sortieren, bei Bedarf zu filtern und schafft eine hohe Übersichtlichkeit.
Auftragsdokumente
Auch Auftragsdokumente können dank der Software von Billbee mit nur einem Klick oder gleich ganz automatisch erstellt werden. Zu den erstellbaren Auftragsdokumenten zählen neben Rechnungen auch Angebote und Lieferscheine. Die erstellten Dokumente lassen sich als PDF herunterladen oder per E-Mail an den jeweiligen Kunden versenden.
Mahnungen
Sollten Kunden eine ausgestellte Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist begleichen, dann müssen Nutzer von Billbee sich nicht manuell um das Versenden von Mahnungen oder Zahlungserinnerungen kümmern. Denn die Software des Anbieters hat die offenen Rechnungen im Blick. Über den automatischen Zahlungsabgleich kann Billbee die auf das Nutzerkonto eingegangenen Zahlungen mit den noch nicht beglichenen Rechnungen abgleichen und bei Bedarf Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden.
Rechnungen
Billbee ermöglicht es seinen Nutzern, Rechnungen automatisch zu erzeugen und an Kunden oder Lieferanten zu versenden. Hierfür können Nutzer bestimmte Automatisierungsregeln innerhalb der Software einstellen, um sich in Zukunft nicht mehr manuell mit dem Versenden von Rechnungen auseinandersetzen zu müssen.
Barcodescanner
Statt Nummern über die Tastatur einzugeben, können Nutzer von Billbee einen integrierten Barcodescanner nutzen, was zu einer entsprechenden Zeitersparnis führt. Nutzer können direkt aus der Software heraus Etiketten mit individuellen Barcodes für ihre Artikel erstellen. Dies kann sinnvoll sein, um die Auswahl der passenden Artikel für bestimmte Bestellungen zu vereinfachen.
Auswertungen
Für Online-Händler ist es von großer Bedeutung, mithilfe von Berichten und Statistiken in Erfahrung zu bringen, wie viele Produkte verkauft wurden und zu welchen Zeitpunkten die Verkäufe durchgeführt wurden. Denn hierdurch lassen sich entsprechende Verkaufsstrategien entwickeln. Hierfür stellt Billbee seinen Kunden Reportings und Statistiken zur Verfügung und das sowohl in tabellarischer als auch in grafischer Form. So können Kunden leicht herausfinden, welche Artikel die meisten Verkäufe erzielen, an welchen Tagen der höchste Umsatz generiert wird und zu welchen Uhrzeiten die Kunden am liebsten einkaufen. Auch die Umsätze einzelner Verkaufskanäle werden erfasst und dargestellt.
Bestandsabgleich
Wer Produkte auf mehreren Marktplätzen anbietet, der muss darauf achten, dass es zu keinen Überverkäufen kommt. Die manuelle Anpassung der Bestände ist jedoch mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Hier kommt der automatische Bestandsabgleich von Billbee ins Spiel, welcher es seinen Nutzern ermöglicht, Überverkäufe zu vermeiden und das ohne die manuelle Pflege der einzelnen Bestände. Diese Funktion ist individuell konfigurierbar, sodass sich der Bestandsabgleich bei einzelnen Artikeln oder Shops aktivieren oder deaktivieren lässt.
Bestellabwicklung
Billbee kann auch verwendet werden, um Bestellungen abzuwickeln. Hierbei lassen sich alle Prozesse rund um die Bestellung in der Software von Billbee managen, wie zum Beispiel der Bestelleingang und die After-Sales-Prozesse. Es ist nicht mehr erforderlich, dass Nutzer selbst ihr Geschäftskonto kontrollieren und die eingegangenen Zahlungen den Bestellungen zuordnen, da der Zahlungsabgleich von Billbee das übernimmt.
Bildspeicher
Billbee stellt seinen Kunden einen internen Cloudspeicher für Artikelbilder zur Verfügung. Somit müssen Nutzer nicht mehr den Umweg über einen externen Speicher gehen, wenn sie Artikelbilder oder Downloaddateien verwalten möchten. Der interne Cloudspeicher von Billbee sorgt dafür, dass Artikelbilder direkt im Account des Nutzers abgespeichert werden. Dies ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn neue Mitarbeiter einen Artikel zuordnen müssen und erhöht die Effizienz.
Steuerberateranbindung
Billbee verfügt über eine DATEV-Schnittstelle, sodass Nutzer dieser Software einfach und bequem mit ihrem Steuerberater kommunizieren können, indem sie alle relevanten Dokumente über diese Anbindung an den Steuerberater weiterleiten. Ein großer Vorteil von Billbee besteht hierbei darin, dass es sich um eine Multichannel-Software handelt und Nutzer somit alle ihre Bestelldaten in einer DATEV-Exportdatei bündeln und aus nur einem System exportieren können.
Kundenmanagement
Auch das Kundenmanagement wird durch Billbee deutlich vereinfacht. Denn mithilfe der Software von Billbee können verschiedene Kunden, die auf unterschiedlichen Marktplätzen bestellen, an einem zentralen Ort verwaltet werden. Dies gewährleistet eine deutlich bessere Übersicht über Kundendaten. Diese lassen sich nun auf einer einzigen Plattform bearbeiten. Nutzer können zum Beispiel unterschiedliche Liefer- oder Rechnungsadressen sowie Kommentare hinterlegen. Zusätzlich dazu können die Kundendatensätze ganz leicht mit einer CSV-Datei in Billbee importiert werden, falls in einem anderen System noch Kundendatenbanken bestehen.
Steuerberechnung
Unabhängig davon, ob die Artikel regelbesteuert sind oder unter die Differenzbesteuerung fallen, Billbee deckt alle Steuermodi ab und sorgt dafür, dass Nutzer die Berechnung der Steuer unkompliziert erledigen können. So können Nutzer innerhalb der Software einstellen, wie die Umsatzsteuer festgelegt werden soll. Zusätzlich dazu lässt sich bei jedem einzelnen Artikel festlegen, welcher Umsatzsteuersatz verwendet werden soll, also ob der ermäßigte oder der nicht ermäßigte Umsatzsteuersatz zum Einsatz kommt.
Versand
Auch beim Versand greift Billbee seinen Kunden unter die Arme. Normalerweise ist der Versand von Artikeln mit einem großen Zeitaufwand verbunden, da das richtige Produkt ausgewählt und für den Versand verpackt werden muss. Außerdem müssen die Adressdaten des Kunden ermittelt, das Versandlabel erstellt und auf das Paket geklebt werden. Mithilfe von etlichen Versand Schnittstellen und Fulfillment Schnittstellen und einem intelligenten Regelsystem sorgt Billbee für eine entsprechende Automatisierung in diesem Bereich. Demnach müssen Kunden Versandlabels nicht mehr manuell erstellen.
Rechtstexte
Online-Shops benötigen entsprechende Rechtstexte, um nicht abgemahnt zu werden. Daher bietet Billbee für (potenzielle) Kunden der IT-Recht Kanzlei die Option, die Datenschutzerklärung, die Widerrufsbelehrung und die AGB der IT-Recht Kanzlei an Billbee zu übertragen. Diese Rechtstexte lassen sich als Platzhalter bei E-Mail Texten oder als Anhang bei Auftragsdokumenten verwenden.
Besonderheiten bei Billbee
Die Services von Billbee richten sich hauptsächlich an die Besitzer von Online-Shops und Online-Händler. Für diese Zielgruppe bietet Billbee eine sehr große Anzahl an verschiedenen Funktionen, die Online-Händlern die tägliche Arbeit und die Buchhaltung erleichtern. Hierdurch können diese jede Menge Zeit sparen. Zusätzlich dazu verfügt der Anbieter über eine sehr große Anzahl an verschiedensten Schnittstellen, sodass der unkomplizierte Import von Daten aus vielen verschiedenen Quellen ermöglicht wird. Kunden haben so einen sehr guten Überblick über ihre Geschäfte.
Eine weitere Besonderheit besteht darin, dass Billbee keine unterschiedlichen Pakete anbietet, sondern die monatlichen Gebühren ausschließlich anhand der Anzahl der Aufträge pro Monat festlegt. Dementsprechend können Nutzer anhand der Anzahl an monatlichen Aufträgen ermitteln, wie viel sie Billbee im Monat kostet. Es entstehen keine versteckten Kosten. Zudem gibt es weder eine Mindestlaufzeit noch eine Kündigungsfrist. Nutzer haben auch mit wenigen Aufträgen den vollen Zugriff auf alle Funktionen des Anbieters. Weiterhin verspricht Billbee seinen Nutzern, dass Anfragen spätestens bis zum Ende des nächsten Arbeitstages beantwortet werden. Andernfalls erhebt der Anbieter für den gesamten Monat keine Gebühren.
Billbee Schnittstellen
Billbee hat über 120 Schnittstellen, die für Online-Händler relevant sind. Hierzu gehören unter anderem Schnittstellen zu verschiedenen Shopsystemen, Marktplätzen, Finanzdienstleistern sowie Versand- und Fulfillment-Dienstleistern. Anbei eine Liste aller Anbindungen, von denen Billbee-Kunden profitieren können:
- DATEV
- BuchhaltungsButler
- dekodi
- FastBill
- FIBUdata
- GetMyInvoices
- JERA
- Kontolino!
- lexoffice
- sevDesk
- Taxdoo
- WISO MeinBüro
- Amazon pay
- Bank
- Klarna
- PayPal
- Stripe
- Azoo
- Big Cartel
- commerce:seo
- CS-Cart
- Ecwid
- ePages
- Flow® Shopsoftware
- Gambio
- interAKTIVnet
- Jimdo
- Lightspeed
- Magento
- OXID eShop
- PrestaShop
- Serverspot
- Shopify
- Shopware
- sleekshop
- Squarespace
- VersaCommerce
- Wix
- WooCommerce
- Amazon
- Avocadostore
- Cdiscount
- eBay
- Etsy
- FairFox
- Hood
- kasuwa
- Kaufland.de
- kayamo
- LENA
- limango
- OTTO Market
- productswithlove.de
- selekkt
- Sugartrends
- Werky
- Wish
- Yatego
- Alaiko
- ARGO
- Beckmann Systemlogistik
- BOREK
- Buchhorn Parcel Service
- byrd
- charry
- Deutsche Post
- DHL
- DHL Express
- DPD
- easyfulfillment
- eCom Logistik
- EMIRAT
- emoose
- Everstox
- Fillhub
- Fulfillment by Amazon
- Fulfillment Helden
- GLS
- Hermes
- IBS Logistics
- log-mark
- Lufapak
- Miller & Becker
- MLV Fulfillment
- NOSTA Group
- O.E.M. MATRIX
- Onefulfillment
- P4 solutions
- Pakdo
- PELA Fulfillment
- ReCom Logistik
- ScaleUp Fulfillment
- Scholz Fulfillment
- servantful fulfillment
- shipcloud
- STO International GmbH
- Subke
- Transco Süd
- UPS
- VDS
- Versandmanufaktur
- VONEXIO
- Warehousing1
- We Ship
- YouSellWeSend
- Zenfulfillment
- Zenger Industrie-Service
- Agicap
- Cloudspeicher
- COGLAS
- Druckerwolke
- FFN Connect
- Fi-Square
- GREYHOUND
- IT-Recht Kanzlei
- pakaneo
- PULPO WMS
- Synesty
- ZahlenGrafik
Billbee: Vorteile und Nachteile
Billbee bietet diverse Vorteile für Online-Händler. Es bestehen allerdings auch gewisse Nachteile, welche wir im Rahmen der nächsten Abschnitte besprechen werden.
Vorteile
- Lange Testphase
- Sehr gut geeignet für Online-Händler
- Sehr große Anzahl verschiedener Schnittstellen
- Transparente Zahlungsstruktur
- Große Anzahl sinnvoller Funktionen
- Keine Kündigungsfrist
- Keine Mindestlaufzeit
Vorteilhaft ist Billbee vor allem für Online-Händler. Diesen stellt der Anbieter eine große Anzahl an Funktionen zur Verfügung. Die transparente Zahlungsstruktur basiert rein auf der Anzahl an Aufträgen. Mindestlaufzeiten oder Kündigungsfristen gibt es nicht. Zusätzlich dazu verfügt Billbee über eine sehr große Anzahl an verschiedenen Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern, Marktplätzen oder Shopsystemen.
Nachteile
- Hohe Kosten bei großer Anzahl an Aufträgen
- Keine App
Ein Nachteil von Billbee ist, dass die Kosten sehr hoch ausfallen können, wenn sehr viele Aufträge pro Monat abgewickelt werden. Zusätzlich dazu verfügt der Anbieter über keine App, sodass Kunden die Software nicht bequem von unterwegs aus nutzen können.
Fazit: Billbee Buchhaltungssoftware im Test
Billbee ist vor allem Online-Händlern und Shopbetreibern zu empfehlen, da die Software umfangreiche Funktionen hinsichtlich Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und Automatisierungslösungen im Bereich E-Commerce beinhaltet. Der Anbieter verfügt über Anbindungen an zahlreiche Partner, sodass Nutzer alle wichtigen Prozesse im Handelsumfeld über Billbee und dessen Partner abdecken können. Hierzu zählen neben der Erstellung von Rechnungen auch die Kommunikation mit Kunden und die Bereiche Versand, After-Sales und Lagerbestandsabgleich.
Alternativen
Ihre Buchhaltung vereinfachen können Unternehmer auch mit beispielsweise sevDesk. Im Gegensatz zu Billbee stellt dieser Anbieter mehrere Pakete zur Verfügung, aus denen Kunden auswählen können, statt die Kosten ausschließlich anhand der Anzahl an Aufträgen festzumachen. Es bietet sich an, Billbee in Kombination mit Lexoffice zu nutzen. Hierbei werden in Billbee generierte Rechnungen automatisch an die Buchhaltungssoftware von Lexoffice übertragen und dort die entsprechenden Belege angelegt. Mit Fastbill besteht eine weitere Alternative, bei der Nutzer Rechnungen und Angebote erstellen können und das in der günstigsten Version bereits zu unter 10 Euro pro Monat.