billomat im Test – Erfahrungen aus der Praxis

Billomat stellt seinen Kunden eine Software zur Verfügung, welche die Rechnungsstellung und die Buchhaltung vereinfachen sollen. Der Anbieter verfolgt einen Cloud-Ansatz, weshalb Nutzer keine Installation durchführen müssen und die Services von billomat überall nutzen können. Die Angebote des Unternehmens richten sich insbesondere an kleinere Gewerbetreibende und Freiberufler, welche sich eine unkomplizierte Buchhaltung wünschen.

Das Wichtigste in Kürze

• Mithilfe von billomat können Selbstständige und Freiberufler schnell und unkompliziert Rechnungen erstellen und ihre Buchhaltung bewältigen.
• Billomat stellt seinen Kunden 3 unterschiedliche Tarife zur Verfügung, wovon 2 bereits den vollen Funktionsumfang bieten.
• Potenzielle Kunden können die Software von billomat kostenlos über einen Zeitraum von 14 Tagen testen, bevor sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.

Was ist billomat?

Bei billomat handelt es sich um eine Buchhaltungssoftware, mit der Kunden einiges an Zeit sparen können. Mithilfe von billomat können Nutzer sowohl Rechnungen und Angebote als auch Lieferscheine ausstellen und direkt versenden. Das zugrunde liegende Unternehmen wurde bereits im Jahr 2007 gegründet. Damals handelte es sich noch um eine einfache Cloud-Rechnungslösung. Im Laufe der Zeit wurde die Software aber immer weiter entwickelt und im Jahr 2015 von Müller Medien übernommen. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Nürnberg.

Pakete, Kosten & Preise von billomat

Billomat stellt seinen Kunden 3 unterschiedliche Pakete zur Verfügung. Der Tarif „Professional“ kostet ab 21 Euro pro Monat, stellt Nutzern allerdings nur einen eingeschränkten Funktionsumfang zur Verfügung. Wer Zugriff auf alle Funktionen wünscht, der muss entweder zum Paket “Business” oder zum Paket “Enterprise” greifen. Hierfür werden mindestens 36 Euro pro Monat fällig. Kunden können einiges an Gebühren sparen, indem sie einen jährlichen Tarif abschließen. In diesem Fall kostet das “Professional”-Paket nur noch ab 15 Euro pro Monat, während sich die Kosten für den “Business”-Tarif auf nun mindestens 29 Euro belaufen.

Deutlich teurer ist das Paket “Enterprise”, für das Kunden mindestens 89 Euro monatlich zahlen müssen. Die Preise enthalten keine Mehrwertsteuer. Der gesamte Funktionsumfang steht Nutzern zwar schon beim Paket “Business” zur Verfügung, allerdings sind beim Tarif “Enterprise” statt 100 nun 300 API Calls inkludiert. Zusätzlich dazu ist ein Sandbox Account enthalten. Statt eines Nutzers können nun 5 Nutzer angelegt werden. Das im Preis enthaltene Onboarding erhöht sich von 30 Minuten auf insgesamt 60 Minuten. Weiterhin erhalten Kunden, die das “Enterprise”-Paket buchen, einen persönlichen Ansprechpartner und eine Stunde lang technischen Support pro Monat.

Testversion von billomat

Wer sich erst einmal mit billomat vertraut machen möchte, der kann die kostenfreie und unverbindliche Testphase in Anspruch nehmen. Hierbei muss keine Kreditkarte hinterlegt werden und der Test der Software endet automatisch nach Ablauf von 14 Tagen. Dementsprechend können sich potenzielle Kunden in Ruhe die Angebote und Funktionen des Anbieters ansehen, bevor sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Zusätzlich dazu bietet billomat regelmäßig Webinare an, die Anfänger beim Verständnis der Software unterstützen.

billomat Funktionen

Billomat stellt seinen Nutzern ein breites Angebot an verschiedenen Funktionen bereit, welche wir in den nachfolgenden Abschnitten im Detail erläutern möchten.

Angebote und Aufträge

Billomat ermöglicht es seinen Kunden, bereits mit wenigen Mausklicks professionelle Angebote und Auftragsbestätigungen zu erstellen. Auch Lieferscheine können erzeugt werden. Dank der billomat App müssen Kunden hierfür nicht einmal zuhause sein, sondern können dies auch von unterwegs veranlassen.

Rechnungen

Mithilfe von billomat können Selbstständige ganz leicht und in kürzester Zeit professionelle Rechnungen erstellen. Der Anbieter stellt seinen Kunden Rechnungsvorlagen zur Verfügung, die bereits über alle Pflichtangaben verfügen. Diese sind GoBD-konform, sodass es keine Probleme mit der Anerkennung seitens des Finanzamtes gibt. Elektronische Rechnungen können ganz bequem mit nur einem Mausklick per E-Mail oder per Post an Lieferanten oder Kunden versendet werden. Eine vorherige Installation ist nicht nötig, da die Angebote von billomat auf der Cloud basieren. Zusätzlich dazu müssen sich Kunden nicht mehr darum kümmern, regelmäßig wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, da billomat Abo-Rechnungen automatisch erzeugt. Sollte sich mal ein Fehler in eine Rechnung eingeschlichen haben, dann stellt dies kein Problem dar, weil sich mit nur wenigen Klicks Korrekturrechnungen erstellen lassen.

Mahnungen

Kunden von billomat müssen sich nicht selbst um Mahnungen oder Zahlungserinnerungen kümmern, da die Software automatisch an überfällige Rechnungen erinnert und Mahnungen per E-Mail versendet. Nutzer können innerhalb der Software selbst festlegen, welche Mahnstufen es geben soll und wie hoch die Mahngebühren ausfallen sollen. Das automatische Mahnwesen von billomat sorgt demnach dafür, dass keine ausstehenden Rechnungen übersehen werden und nimmt einiges an Zeitaufwand ab.

Belegmanagement

Auch beim Belegmanagement kann billomat unterstützen. Kunden können ein unübersichtliches Zettelchaos vermeiden, indem sie Belege einfach über die zugehörige billomat App einscannen. Die Software sorgt dann dafür, dass diese in einer vom Kunden festgelegten Kategorie gespeichert werden. Dies gewährleistet eine ordentliche Buchhaltung.

Eingangsrechnungen und Finanzierung

Die Verwaltung und Organisation von Eingangsrechnungen geht schnell und einfach vonstatten. Die Rechnungen lassen sich nämlich ganz leicht per Drag & Drop ordnen. Die automatische Texterkennung unterstützt Nutzer bei diesem Prozess. Es besteht sogar die Möglichkeit, Wareneinkäufe über den Finetrading-Service von billomat zu finanzieren.

Stammdatenmanagement

Über die Software von billomat können Kunden ihre Stammdaten zentral an einem einzigen Ort verwalten. Somit haben Nutzer jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten bezüglich ihrer Lieferanten, Kunden und Produkte oder Dienstleistungen.

Banking-Funktionen

Billomat stellt seinen Nutzern einen automatischen Zahlungsabgleich zur Verfügung, sodass diese über die Software des Anbieters Einsicht in die Transaktionen all ihrer Konten nehmen können. Dementsprechend kann zu jeder Zeit eine Überprüfung der Ein- und Auszahlungen durchgeführt werden, das Warten auf den Kontoauszug ist nicht mehr vonnöten.

Individuelles Dashboard

Um Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einfach und bequem überwachen zu können, bietet billomat die individuelle Gestaltung des Finance Dashboards an, welches per Drag & Drop zusammengestellt werden kann. Dementsprechend haben Nutzer ihre Umsätze und Kosten stets im Blick.

Mitarbeiterberechtigungen

Wenn Kunden von billomat bereits über Mitarbeiter verfügen, dann können sie die Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte von einzelnen Mitarbeitern schnell und einfach festlegen. Jeder Mitarbeiter kann über das Tool selbst einstellen, welche Sprache er nutzen möchte. Mithilfe von RSS-Feeds kann eine chronologische Übersicht über alle Aktivitäten erstellt werden.

Erstellung der EÜR

EÜR ist die Abkürzung für Einnahmen-Überschuss-Rechnung und muss zum Beispiel von Kleingewerbetreibenden erstellt werden. Dank billomat muss diese aber nicht selbst erstellt werden, da sich die EÜR schnell und einfach über die Software erzeugen lässt.

Steuerberaterfunktionen

Billomat verfügt über eine DATEV-Schnittstelle, die den einfachen Austausch von Daten mit dem Steuerberater ermöglicht. Viele Kanzleien setzen auf DATEV, sodass Kunden lediglich einen Zugang zum Steuerberater anlegen müssen, damit dieser die notwendigen Informationen bezüglich Steuererklärungen und Jahresabschlüsse erhält.

Auslandsüberweisungen

Mithilfe von billomat können Nutzer im Rahmen einer monatlichen Flatrate B2B-Überweisungen zum gegenwärtigen Wechselkurs tätigen. Hierbei entstehen keine versteckten Gebühren. Somit ist billomat gut für Unternehmer geeignet, die regelmäßig Geld ins Ausland überweisen.

Besonderheiten bei billomat

Billomat ermöglicht seinen Kunden länderspezifische Anpassungen. Das bedeutet, dass auch Personen mit einem Firmensitz außerhalb von Deutschland die Services des Anbieters nutzen können. Dementsprechend stellt die Software auch rechtskonforme Vorlagen bereit, die für die Rechnungsstellung ins Ausland geeignet sind. Zusätzlich dazu lassen sich individuelle Steuersätze festlegen, um den steuerlichen Besonderheiten anderer Länder Rechnung zu tragen. Die Software lässt sich zudem auf Englisch umstellen. Weiterhin stellt billomat seinen Kunden mehrere Finanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

So bietet billomat Factoring-Services an, wie zum Beispiel die Zahlungsabwicklung von Rechnungen. Hierbei sind Vorfinanzierung und Ausfallschutz enthalten. Um dies zu gewährleisten arbeitet man mit aifinyo zusammen, welche die Auszahlung übernehmen und sich um das Rechnungsmanagement kümmern. Zusätzlich dazu können Kunden von billomat ihre Wareneinkäufe schnell und einfach mithilfe des aifinyo Finetrading vorfinanzieren und sich hierdurch zusätzliche Liquidität sichern. Auch Leasing-Angebote bestehen, sodass Kunden sich zum Beispiel neue Maschinen leasen können.

billomat Mobil: Das ist möglich

Billomat stellt seinen Kunden eine App bereit, damit diese auch unterwegs Zugriff auf die Dienstleistungen des Anbieters haben. Dabei kann die App sowohl im Apple Store als auch im Google Play Store heruntergeladen werden. Mithilfe der App können Nutzer auch unterwegs Belege scannen und diese einer Kategorie zuordnen. Zusätzlich dazu kann jederzeit eingesehen werden, wann Zahlungen von Kunden eingehen. Sowohl der Download als auch die Nutzung der App sind kostenlos.

billomat Schnittstellen

Billomat bietet seinen Kunden eine große Anzahl an verschiedenen Schnittstellen. So können Nutzer der Software zum Beispiel ihrem Steuerberater über DATEV einen Zugang zu den erforderlichen Daten verschaffen. Weiterhin bestehen einige Anbindungen an Online-Shops sowie Dienste im Bereich des Zahlungs- und Forderungsmanagements. Die Schnittstellen zu den nachfolgenden Anbietern kannst du über billomat nutzen:

• DATEV
• Shopify
• Amazon Marketplace
• WooCommerce
• Google Drive
• OneDrive
• Dropbox
• Salesforce
• Highrise
• Basecamp
• Billomat Banking
• Concardis
• Debitor Inkasso
• Run my Accounts
• Mite
• FreeFibu
• Clockodo
• Pixelletter
• E-Post
• Google Cloud Print

billomat: Vorteile und Nachteile

Wie bei jedem anderen Dienstleister auch entstehen durch die Inanspruchnahme der Services von billomat sowohl Vor- als auch Nachteile. Diese möchten wir in den nächsten Abschnitten genauer beleuchten.

Sehr positiv bei billomat ist die Tatsache, dass potenzielle Kunden die Services des Anbieters erst einmal kostenlos testen können und das für ganze 14 Tage. Der Test ist unverbindlich, die Hinterlegung einer Kreditkarte ist nicht nötig. Auf seiner Webseite stellt der Anbieter ein umfangreiches FAQ zur Verfügung, sodass die meisten Fragen hier bereits beantwortet werden. Zudem ist billomat sowohl telefonisch als auch per E-Mail erreichbar. Die billomat App sorgt dafür, dass Belege und Rechnung auch bequem von unterwegs eingescannt werden können.

Ein Nachteil ist, dass die Buchhaltung nur über Basisfunktionen verfügt. Wer einen breiteren Funktionsumfang benötigt, der ist bei der Konkurrenz womöglich besser aufgehoben. Zusätzlich dazu bemängeln Kunden des Anbieters, dass die Übersichtlichkeit nicht optimal ist.

Fazit: billomat Buchhaltungssoftware im Test

Billomat stellt seinen Kunden eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Verfügung, welche sich hauptsächlich auf die Basisfunktionen fokussiert. Demnach ist der Anbieter vor allem für kleine Freiberufler und Nebengewerbe geeignet. Es bestehen viele Schnittstellen zu anderen Anbietern, die Kunden das Leben erleichtern können. Einige davon gibt es allerdings nur über einen Aufpreis.

Alternativen

Auf dem Markt für Buchhaltungssoftware bestehen gleich mehrere Alternativen, die sich potenzielle Kunden ebenfalls näher ansehen sollten. Hierzu zählt zum Beispiel sevDesk. Im Gegensatz zu billomat können Kunden bei diesem Anbieter auch die doppelte Buchführung nutzen. Ebenfalls gut für kleinere Selbstständige und Freiberufler geeignet sind die Buchhaltungssoftware von Fastbill und Lexoffice, welche über einen für diese Personengruppe ausreichenden Funktionsumfang verfügen.